Gallery Operations Manager/-in (80-100 %)
Petra Gut Contemporary AG ist eine etablierte Galerie für zeitgenössische Fotografie mit Standorten in Zürich und St. Moritz. Seit über zehn Jahren vertreten wir international renommierte Künstlerinnen und Künstler und beraten private wie institutionelle Sammler und Kunden. Unsere Galerie steht für höchste Qualität, persönliche Beratung und exzellenten Service.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, erfahrene und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Gallery Operations Manager/-in (80-100 %).
Arbeitsort: Zürich mit gelegentlichen Einsätzen in unserer Niederlassung in St. Moritz
Mehr über uns erfahren Sie unter www.petragut.com.
Ihre Aufgaben
Als Gallery Operations Manager/-in übernehmen Sie eine zentrale Rolle im operativen und administrativen Tagesgeschäft unserer Galerie. Sie verantworten die effiziente Organisation sämtlicher administrativer Abläufe und tragen wesentlich dazu bei, dass unsere Galerie im täglichen Betrieb ebenso professionell funktioniert wie gegenüber Künstlern, Sammlern und internationalen Geschäftspartnern.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
Selbstständige Organisation und Koordination des täglichen Galeriebetriebs
Verantwortung für sämtliche administrativen Abläufe des Galeriealltags
Enge Zusammenarbeit und Koordination mit unseren Künstlern, Künstlervertretungen und internationalen Geschäftspartnern
Administrative Abwicklung sämtlicher Verkäufe, einschliesslich Offert- und Rechnungsstellung, Überwachung der Zahlungseingänge sowie Debitorenmanagement
Erstellung von Werklisten, Preislisten sowie weiteren Verkaufs- und Verwaltungsunterlagen
Pflege der Künstler-, Kunden- und Werkdatenbank sowie unseres digitalen Bildarchivs
Organisation und Koordination internationaler Kunsttransporte sowie der Zoll-, Import-, Export- und Versicherungsabwicklung
Betreuung und Weiterentwicklung unserer Website sowie Unterstützung im Bereich Social Media und Newsletter
Organisation und Verwaltung unseres Kunstlagers
Organisation und Mitarbeit beim Auf- und Abbau von Ausstellungen
Unterstützung bei internationalen Kunstmessen, Vernissagen und Sonderprojekten
Kontinuierliche Optimierung interner Prozesse sowie Digitalisierung administrativer Abläufe
Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung sowie Unterstützung bei strategischen Projekten
Wir bieten
Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition in einer international tätigen Kunstgalerie
Ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit engem Austausch mit Künstlern, Sammlern und internationalen Partnern
Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
Ein kleines, engagiertes und motiviertes Team
Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
Attraktive Anstellungsbedingungen
Eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
Ihr Profil
Sie verfügen über mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position bei einer renommierten Galerie, einem Kunsthandel oder einem international tätigen Auktionshaus. Sie bringen nachweisbare Erfahrung in den Bereichen Gallery Operations, Administration, Rechnungswesen, internationale Kunsttransporte sowie Zoll- und Exportabwicklung mit.
Sie arbeiten aussergewöhnlich strukturiert, präzise und selbstständig. Auch in anspruchsvollen Situationen mit mehreren parallel laufenden Projekten behalten Sie jederzeit den Überblick und setzen Prioritäten souverän.
Darüber hinaus bringen Sie mit:
Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
Hohe Eigeninitiative, Problemlösungskompetenz und Entscheidungsstärke
Sehr gutes Verständnis für administrative und betriebswirtschaftliche Prozesse
Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse sowie eine hohe Affinität zu digitalen Prozessen. Sie arbeiten routiniert mit Microsoft 365, insbesondere mit Excel und Word, und finden sich rasch in neue Softwarelösungen wie CRM-, CMS-, ERP- oder Warenwirtschaftssysteme ein.
Mehrjährige Erfahrung in der Organisation und Koordination internationaler Kunsttransporte sowie der Zoll-, Import-, Export- und Versicherungsabwicklung
Erfahrung in der Offert- und Rechnungsstellung, der Überwachung von Zahlungseingängen sowie im Debitorenmanagement
Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Kunden-, Künstler- und Geschäftsinformationen
Freude am Umgang mit einem anspruchsvollen internationalen Kundenkreis sowie ein sicheres, gepflegtes und professionelles Auftreten
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Italienisch und/oder Französisch sind von Vorteil
Interesse an zeitgenössischer Kunst und Fotografie sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
Führerausweis Kategorie B sowie Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen nach St. Moritz sowie zu internationalen Kunstmessen, Ausstellungen und Veranstaltungen
Bewerbung
Möchten Sie Ihre Erfahrung, Ihr Organisationstalent und Ihre Leidenschaft für zeitgenössische Kunst in einer international tätigen Kunstgalerie einbringen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an petra.gut@petragut.com, spätestens bis zum 20. August 2026.
Ihre Bewerbung sollte folgende Unterlagen enthalten:
Motivationsschreiben
Vollständiger Lebenslauf
Arbeitszeugnisse und relevante Diplome
Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung
Angaben zu zwei beruflichen Referenzen (Name, Funktion, Unternehmen und Kontaktdaten)
Petra Gut Contemporary AG
Petra Gut
Nüschelerstrasse 31
8001 Zürich
Schweiz
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie persönlich kennenzulernen.